MABEA/ergebnisse/03_fehlbestandsmanagement.md

# Prompt 03 – Fehlbestände und Aufgaben definieren

Bezug: [[02_prozess_kontrolle]], Karten [[07_sofort_nachfuellung]], [[08_mindermenge_gueltigkeit]], [[12_eskalation]].

## 1. Statusmaschine Fehlbestand

```
                 ┌────────────────────────────────────┐
                 │                                      │
  entdeckt ──▶ offen ──▶ in Bearbeitung ──▶ nachgefüllt ──▶ erledigt
                 │            │
                 │            └──▶ Mindermenge genehmigt ─┐
                 │                                          │ (bleibt weiterhin
                 └──────────────────────────────────────────┘  als Fehlbestand sichtbar,
                                                                bis tatsächlich erledigt)
```

**Status-Definitionen:**
- **offen** – Fehlmenge festgestellt, noch keine Reaktion.
- **in Bearbeitung** – jemand kümmert sich aktiv (z. B. Bestellung ausgelöst, Ersatzteil unterwegs); optionaler Zwischenstatus, kein Pflichtdurchlauf.
- **Mindermenge genehmigt** – zusätzlicher Vermerk/Substatus, KEIN Ersatz für „offen“; Fehlbestand bleibt fachlich offen, nur die Bewertung/Sichtbarkeit ändert sich (Karte 08). Läuft automatisch aus bei nächster Kontrolle des Objekts.
- **nachgefüllt (teilweise)** – Ist-Menge wurde erhöht, aber Soll noch nicht vollständig erreicht; Fehlmenge reduziert sich. Technisch eigener Status `nachgefuellt_teilweise` (Prompt 20), fachlich zählt er weiterhin als „offen" – Dashboard-Kennzahlen (Prompt 12) müssen `offen`, `in_bearbeitung` UND `nachgefuellt_teilweise` gemeinsam als „offen" aggregieren.
- **erledigt** – Ist-Menge = Soll-Menge erreicht, unabhängig davon ob durch sofortige Nachfüllung (Karte 07) oder spätere Lieferung.

**Wichtigste Regel (aus `reihenfolge.md`):** „Mindermenge genehmigt“ ist niemals gleichbedeutend mit „erledigt“. Ein Fehlbestand gilt ausschließlich als erledigt, wenn der tatsächliche Bestand wieder vollständig ist.

## 2. Pflichtattribute eines Fehlbestand-Vorgangs
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Material | Referenz auf Materialstamm-Position |
| Ressource | Rucksack/Fahrzeug/Objekt, an dem Fehlbestand festgestellt wurde |
| Standort | zum Zeitpunkt der Feststellung |
| Sollmenge | zum Zeitpunkt der Feststellung (kann sich später durch Vorlagenänderung ändern, Vorgang bleibt an ursprünglichem Wert dokumentiert) |
| Istmenge | zum Zeitpunkt der Feststellung |
| Fehlmenge | Soll − Ist, wird bei Teilnachfüllung neu berechnet |
| Entstanden am | Zeitstempel, Grundlage für spätere Eskalation (Karte 12) |
| Festgestellt von | Mitarbeiter/Kontrolle, die den Fehlbestand ausgelöst hat |
| Ursache | optional (z. B. Verbrauch, nicht auffindbar, beschädigt) |
| Maßnahme(n) | Historie von Aktionen (Nachfüllung, Genehmigung, Bemerkungen) |
| Verantwortlicher | zuständiger Materialverantwortlicher (aus Zuständigkeits-Zuordnung, Karte 04) |
| Erledigt am | Zeitstempel, wenn Status „erledigt“ erreicht |
| Historie | vollständiger Verlauf aller Statuswechsel mit wer/wann/alt→neu |

## 3. Übergangsregeln
- **offen → in Bearbeitung**: manuell durch Verantwortlichen, rein informativ, keine Pflicht.
- **offen/in Bearbeitung → Mindermenge genehmigt**: nur durch Materialverantwortlicher/Leitungsverantwortlicher (Prompt 04), niemals durch Mitarbeiter/Kontrollorgan selbst.
- **jeder Status → erledigt**: ausschließlich automatisch durch das System, wenn Ist = Soll erreicht wird (nie manuell durch Setzen eines Häkchens ohne Mengenabgleich).
- **Mindermenge genehmigt → offen**: automatisch beim Start der nächsten Kontrolle desselben Objekts (Ablauf der Genehmigung, Karte 08), sofern die Abweichung dort weiterhin besteht.
- Sofortige Nachfüllung während der Kontrolle: Übergang offen → erledigt geschieht ohne Zwischenstatus, aber mit vollständigem Historieneintrag beider Ereignisse (Karte 07).

## 4. Sichtbarkeit
- Mitarbeiter: sieht offene Fehlbestände seiner kontrollierten/zugewiesenen Objekte, kann nachfüllen.
- Materialverantwortlicher/Leitungsverantwortlicher: sieht alle Fehlbestände seines Zuständigkeitsbereichs (Karte 04), kann genehmigen, Sollmengen anpassen.
- Administration: sieht alles, verwaltet Stammdaten/Struktur.

## 5. Vorbereitung für Roadmap-Feature Eskalation (Karte 12)
- Feld „entstanden am“ ist Pflicht, damit späteres Eskalationsjob (Prompt 24) Alter berechnen kann, ohne Modelländerung.
- Kein Eskalationsmechanismus selbst in V1 – nur Datenbasis.

## Offene Fragen für Prompt 04
- Bemerkungsfeld beim Fehlbestand: aus Prompt 02 offen – Pflicht oder optional? → Empfehlung: optional, aber bei Genehmigung einer Mindermenge zwingend (Begründungspflicht), siehe Prompt 04.
- Muss ein Fehlbestand einem bestimmten Verantwortlichen fest zugeordnet werden, oder reicht "sichtbar für alle Verantwortlichen des Zuständigkeitsbereichs"? → Im Schema (Prompt 20) als `verantwortlicher_id` NULLABLE umgesetzt: NULL bedeutet „sichtbar für alle Verantwortlichen des Zuständigkeitsbereichs" (Standardfall), gesetzter Wert bedeutet feste Zuordnung. Beide Fälle vom Modell abgedeckt, keine weitere Entscheidung nötig.