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03_fehlbestandsmanagement.md

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+# Prompt 03 – Fehlbestände und Aufgaben definieren
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+Bezug: [[02_prozess_kontrolle]], Karten [[07_sofort_nachfuellung]], [[08_mindermenge_gueltigkeit]], [[12_eskalation]].
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+## 1. Statusmaschine Fehlbestand
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+```
+                 ┌────────────────────────────────────┐
+                 │                                      │
+  entdeckt ──▶ offen ──▶ in Bearbeitung ──▶ nachgefüllt ──▶ erledigt
+                 │            │
+                 │            └──▶ Mindermenge genehmigt ─┐
+                 │                                          │ (bleibt weiterhin
+                 └──────────────────────────────────────────┘  als Fehlbestand sichtbar,
+                                                                bis tatsächlich erledigt)
+```
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+**Status-Definitionen:**
+- **offen** – Fehlmenge festgestellt, noch keine Reaktion.
+- **in Bearbeitung** – jemand kümmert sich aktiv (z. B. Bestellung ausgelöst, Ersatzteil unterwegs); optionaler Zwischenstatus, kein Pflichtdurchlauf.
+- **Mindermenge genehmigt** – zusätzlicher Vermerk/Substatus, KEIN Ersatz für „offen“; Fehlbestand bleibt fachlich offen, nur die Bewertung/Sichtbarkeit ändert sich (Karte 08). Läuft automatisch aus bei nächster Kontrolle des Objekts.
+- **nachgefüllt (teilweise)** – Ist-Menge wurde erhöht, aber Soll noch nicht vollständig erreicht; Fehlmenge reduziert sich. Technisch eigener Status `nachgefuellt_teilweise` (Prompt 20), fachlich zählt er weiterhin als „offen" – Dashboard-Kennzahlen (Prompt 12) müssen `offen`, `in_bearbeitung` UND `nachgefuellt_teilweise` gemeinsam als „offen" aggregieren.
+- **erledigt** – Ist-Menge = Soll-Menge erreicht, unabhängig davon ob durch sofortige Nachfüllung (Karte 07) oder spätere Lieferung.
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+**Wichtigste Regel (aus `reihenfolge.md`):** „Mindermenge genehmigt“ ist niemals gleichbedeutend mit „erledigt“. Ein Fehlbestand gilt ausschließlich als erledigt, wenn der tatsächliche Bestand wieder vollständig ist.
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+## 2. Pflichtattribute eines Fehlbestand-Vorgangs
+| Feld | Beschreibung |
+|---|---|
+| Material | Referenz auf Materialstamm-Position |
+| Ressource | Rucksack/Fahrzeug/Objekt, an dem Fehlbestand festgestellt wurde |
+| Standort | zum Zeitpunkt der Feststellung |
+| Sollmenge | zum Zeitpunkt der Feststellung (kann sich später durch Vorlagenänderung ändern, Vorgang bleibt an ursprünglichem Wert dokumentiert) |
+| Istmenge | zum Zeitpunkt der Feststellung |
+| Fehlmenge | Soll − Ist, wird bei Teilnachfüllung neu berechnet |
+| Entstanden am | Zeitstempel, Grundlage für spätere Eskalation (Karte 12) |
+| Festgestellt von | Mitarbeiter/Kontrolle, die den Fehlbestand ausgelöst hat |
+| Ursache | optional (z. B. Verbrauch, nicht auffindbar, beschädigt) |
+| Maßnahme(n) | Historie von Aktionen (Nachfüllung, Genehmigung, Bemerkungen) |
+| Verantwortlicher | zuständiger Materialverantwortlicher (aus Zuständigkeits-Zuordnung, Karte 04) |
+| Erledigt am | Zeitstempel, wenn Status „erledigt“ erreicht |
+| Historie | vollständiger Verlauf aller Statuswechsel mit wer/wann/alt→neu |
+
+## 3. Übergangsregeln
+- **offen → in Bearbeitung**: manuell durch Verantwortlichen, rein informativ, keine Pflicht.
+- **offen/in Bearbeitung → Mindermenge genehmigt**: nur durch Materialverantwortlicher/Leitungsverantwortlicher (Prompt 04), niemals durch Mitarbeiter/Kontrollorgan selbst.
+- **jeder Status → erledigt**: ausschließlich automatisch durch das System, wenn Ist = Soll erreicht wird (nie manuell durch Setzen eines Häkchens ohne Mengenabgleich).
+- **Mindermenge genehmigt → offen**: automatisch beim Start der nächsten Kontrolle desselben Objekts (Ablauf der Genehmigung, Karte 08), sofern die Abweichung dort weiterhin besteht.
+- Sofortige Nachfüllung während der Kontrolle: Übergang offen → erledigt geschieht ohne Zwischenstatus, aber mit vollständigem Historieneintrag beider Ereignisse (Karte 07).
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+## 4. Sichtbarkeit
+- Mitarbeiter: sieht offene Fehlbestände seiner kontrollierten/zugewiesenen Objekte, kann nachfüllen.
+- Materialverantwortlicher/Leitungsverantwortlicher: sieht alle Fehlbestände seines Zuständigkeitsbereichs (Karte 04), kann genehmigen, Sollmengen anpassen.
+- Administration: sieht alles, verwaltet Stammdaten/Struktur.
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+## 5. Vorbereitung für Roadmap-Feature Eskalation (Karte 12)
+- Feld „entstanden am“ ist Pflicht, damit späteres Eskalationsjob (Prompt 24) Alter berechnen kann, ohne Modelländerung.
+- Kein Eskalationsmechanismus selbst in V1 – nur Datenbasis.
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+## Offene Fragen für Prompt 04
+- Bemerkungsfeld beim Fehlbestand: aus Prompt 02 offen – Pflicht oder optional? → Empfehlung: optional, aber bei Genehmigung einer Mindermenge zwingend (Begründungspflicht), siehe Prompt 04.
+- Muss ein Fehlbestand einem bestimmten Verantwortlichen fest zugeordnet werden, oder reicht "sichtbar für alle Verantwortlichen des Zuständigkeitsbereichs"? → Im Schema (Prompt 20) als `verantwortlicher_id` NULLABLE umgesetzt: NULL bedeutet „sichtbar für alle Verantwortlichen des Zuständigkeitsbereichs" (Standardfall), gesetzter Wert bedeutet feste Zuordnung. Beide Fälle vom Modell abgedeckt, keine weitere Entscheidung nötig.