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sysops 799c828548 feat(PROJ-45): IMAP per-folder UID-tracking, UIDVALIDITY-check + reindex OCR protection

- scheduler.go: BUG-1 fix — preserve stored uid_validity when server returns 0
- scheduler.go: BUG-2 fix — replace inline switch with DecideResync() call
- scheduler.go: SetAuditLogger wired; imap_uidvalidity_reset audit event
- cmd_reindex.go: read existing attachment_text before IndexSync to prevent
  Manticore REPLACE INTO from wiping OCR text written by the OCR worker

Co-Authored-By: Claude Sonnet 4.6 <noreply@anthropic.com>

2026-05-11 14:56:28 +02:00

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Product Requirements Document

Vision

Ein selbst gehostetes, unternehmenstaugliches Mail-Archiv-System, das E-Mails aus verschiedenen Quellen (IMAP, SMTP, EML/MBOX) importiert, volltext-indexiert und DSGVO-konform langzeitarchiviert. Admins verwalten Nutzer und Postfächer; alle Mitarbeiter können gezielt im Archiv suchen.

Target Users

Primär: Unternehmen (5–500 Mitarbeiter)

Endnutzer: Mitarbeiter, die E-Mails im Archiv suchen und lesen wollen
Admins: IT-Verantwortliche, die Nutzer, Postfächer und Import-Quellen verwalten
Compliance-Verantwortliche: Prüfen Audit-Logs, exportieren E-Mails für Anfragen

Pain Points:

E-Mail-Clients bieten keine revisionssichere Langzeitarchivierung
Suche über mehrere Konten und Postfächer ist unzuverlässig
Datenschutzbedenken bei Cloud-basierten Archivlösungen
Nachweis der Unverändertheit von E-Mails für Compliance erforderlich

Core Features (Roadmap)

Priority	Feature	Status
P0 (MVP)	Nutzer-Authentifizierung & Rollen (User/Admin)	Planned
P0 (MVP)	E-Mail-Import: SMTP-Eingang via BCC (primärer Eingangsweg)	Planned
P1	E-Mail-Import: IMAP-Verbindung (sekundär, Altbestände)	Planned
P1	E-Mail-Import: POP3-Verbindung (sekundär, Altbestände)	Planned
P1	E-Mail-Import: EML/MBOX Upload (sekundär, Migration)	Planned
P0 (MVP)	E-Mail-Speicherung & Volltext-Indexierung	Planned
P0 (MVP)	Volltext-Suche & Filterung	Planned
P0 (MVP)	E-Mail-Ansicht (Lesen & Anhänge)	Planned
P1	Automatischer IMAP-Sync (Cron-Job)	Planned
P1	Ordner- & Label-Verwaltung	Planned
P1	Admin-Bereich: Nutzer- & Postfachverwaltung	Planned
P2	Audit-Log & Compliance-Berichte	Planned
P2	E-Mail-Export (EML/PDF)	Planned
P2	REST API für externe CRM-Anbindung	Planned
P1	IMAP Per-Folder UID-Tracking + UIDVALIDITY-Check (Reliability-Fix)	Planned

Success Metrics

Import und Indexierung von 100.000+ E-Mails ohne Performanceprobleme
Volltext-Suchanfragen liefern Ergebnisse in < 2 Sekunden
SMTP-Journaling empfängt E-Mails in Echtzeit (< 5 Sekunden Verzögerung)
Automatischer IMAP-Sync läuft stabil über Monate ohne manuelle Eingriffe
Audit-Log erfasst alle Zugriffe lückenlos

Constraints

Self-hosted: Kein Zwang zu externen Cloud-Diensten – läuft on-premise oder auf eigenem Server
DSGVO-konform: E-Mails verlassen nie den eigenen Server; Löschkonzept vorhanden
Großes Volumen: Architektur skaliert auf > 100.000 E-Mails
Einfache Architektur: Go-Backend REST API + Next.js-Frontend, kleines Team (1–2 Devs)
Tech Stack: Go (Backend, SMTP-Daemon, Storage, Xapian) + Next.js/TypeScript (Web-GUI) + PostgreSQL

Non-Goals

Kein vollständiger E-Mail-Client (kein eigenständiges Senden von E-Mails durch Nutzer)
Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung im MVP
Kein Enterprise-LDAP/SSO im MVP (nur lokale Accounts)
Keine mobile App (nur Web-Interface)
Keine automatische GoBD/SOX-Zertifizierung im MVP

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