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Prompt 16 – Kontrolle abschließen

Bezug: 02_prozess_kontrolle, 03_fehlbestandsmanagement, 11_kontroll_ui.

1. Wann gilt eine Kontrolle als abgeschlossen

Eine Kontrolle gilt als abgeschlossen, wenn Mitarbeiter jede Position mindestens einmal bewertet hat (bestätigt „passt" oder Ist-Menge eingetragen) und aktiv „Kontrolle abschließen" bestätigt (Prompt 11, Screen 6). Offene Fehlbestände sind KEIN Blocker für den Abschluss.

2. Verhalten bei offenen Abweichungen

• Kontrolle wird trotz offener Fehlbestände abgeschlossen (Status „abgeschlossen").
• Jeder offene Fehlbestand bleibt als eigenständiger, von der Kontrolle entkoppelter Vorgang bestehen (Prompt 03) – Abschluss der Kontrolle ändert seinen Status nicht.
• Während der Kontrolle nachgefülltes Material: wird als behobene Abweichung dokumentiert (Fehlbestand entsteht und wird im selben Moment erledigt, Historieneintrag zeigt beide Ereignisse, Karte 07/Prompt 02).

3. Abschlussanzeige (Screen 6, Prompt 11 vertieft)

• Zusammenfassung: Gesamtzahl Positionen, davon ok, davon abweichend, davon sofort nachgefüllt, davon weiterhin offen.
• Liste der weiterhin offenen Fehlbestände mit direktem Link zur Detailansicht (Dashboard, Prompt 12).
• Deutlicher Hinweis: „X Fehlbestände bleiben offen und sind für Verantwortliche sichtbar" – kein falscher Eindruck von „alles erledigt".

4. Bestätigung

• Einmalige, eindeutige Bestätigungsaktion (Button „Kontrolle abschließen"), kein Doppel-Abschluss möglich (Status-Übergang „in Bearbeitung" → „abgeschlossen" ist einmalig terminal für diese Kontrollinstanz).
• Nach Abschluss keine Änderung an bereits erfassten Kontrollpositionen mehr möglich (Snapshot-Prinzip, Prompt 06/13) – Korrekturen nur durch neue Kontrolle oder durch separate Nachfüllung/Fehlbestand-Bearbeitung außerhalb der Kontrolle.

5. Kontrollnachweis

• Nach Abschluss automatisch erzeugtes, unveränderliches Dokument/Datensatz: wer, wann, Objekt, Ergebnis je Position (Snapshot), Liste ausgelöster Fehlbestände.
• Standard-Nachweis: Login-gebundene Zuordnung (wer eingeloggt war und die Aktion ausgeführt hat) gilt als Unterschriftsersatz, kein Zusatzschritt nötig.
• Optional/konfigurierbar (Nutzerentscheidung): Touch-Unterschrift (Zeichenfeld auf Tablet/Smartphone, als Bild mit Kontrolle verknüpft gespeichert) einschaltbar, falls von übergeordneter Stelle (z. B. Kreisverband, Behörde) gefordert. Kein Zwang für alle Standorte – als abschaltbare Option pro Organisation/Standort vorgesehen, nicht MVP-Pflicht, aber Datenmodell sollte optionales Signaturbild-Feld am Kontrollnachweis vorsehen (kein Schema-Umbau später nötig).
• Dient als digitaler Ersatz der bisherigen Papier-Unterschrift (Prompt 23 vertieft Migration).
• Einsehbar in Objekt-Historie (Prompt 13) und für Audit-Zwecke durch Verantwortliche/Administration.

6. Abgebrochene Kontrolle (Antwort auf offene Frage aus Prompt 02)

Frage war: Braucht abgebrochene Kontrolle eine Aufbewahrung als Teil-Historie, oder wird sie komplett verworfen?

Entscheidung: Abgebrochene Kontrolle wird NICHT komplett verworfen, aber auch nicht als gültiger Kontrollnachweis gezählt:

• Status „abgebrochen" bleibt als Datensatz erhalten (wer hat wann begonnen und abgebrochen), rein zur Nachvollziehbarkeit (z. B. „warum wurde Rucksack X seit 3 Tagen nicht fertig kontrolliert").
• Keine Ist-Werte aus der abgebrochenen Kontrolle werden auf das Objekt übernommen, kein Fehlbestand wird daraus ausgelöst.
• Objekt bleibt im Zustand vor Kontrollbeginn (bzw. „nicht kontrolliert seit Datum X"), zählt weiterhin als fällig für Kontrolle.
• Grund für Abbruch optional erfassbar (Freitext, z. B. „Einsatzalarmierung").

Referenzen

Bezug: 02_prozess_kontrolle, 03_fehlbestandsmanagement, 11_kontroll_ui, 13_historie_audit