MABEA/03_fehlbestandsmanagement.md

Prompt 03 – Fehlbestände und Aufgaben definieren

Bezug: 02_prozess_kontrolle, Karten 07_sofort_nachfuellung, 08_mindermenge_gueltigkeit, 12_eskalation.

1. Statusmaschine Fehlbestand

                 ┌────────────────────────────────────┐
                 │                                      │
  entdeckt ──▶ offen ──▶ in Bearbeitung ──▶ nachgefüllt ──▶ erledigt
                 │            │
                 │            └──▶ Mindermenge genehmigt ─┐
                 │                                          │ (bleibt weiterhin
                 └──────────────────────────────────────────┘  als Fehlbestand sichtbar,
                                                                bis tatsächlich erledigt)

Status-Definitionen:

• offen – Fehlmenge festgestellt, noch keine Reaktion.
• in Bearbeitung – jemand kümmert sich aktiv (z. B. Bestellung ausgelöst, Ersatzteil unterwegs); optionaler Zwischenstatus, kein Pflichtdurchlauf.
• Mindermenge genehmigt – zusätzlicher Vermerk/Substatus, KEIN Ersatz für „offen“; Fehlbestand bleibt fachlich offen, nur die Bewertung/Sichtbarkeit ändert sich (Karte 08). Läuft automatisch aus bei nächster Kontrolle des Objekts.
• nachgefüllt (teilweise) – Ist-Menge wurde erhöht, aber Soll noch nicht vollständig erreicht; Fehlmenge reduziert sich. Technisch eigener Status nachgefuellt_teilweise (Prompt 20), fachlich zählt er weiterhin als „offen" – Dashboard-Kennzahlen (Prompt 12) müssen offen, in_bearbeitung UND nachgefuellt_teilweise gemeinsam als „offen" aggregieren.
• erledigt – Ist-Menge = Soll-Menge erreicht, unabhängig davon ob durch sofortige Nachfüllung (Karte 07) oder spätere Lieferung.

Wichtigste Regel (aus reihenfolge.md): „Mindermenge genehmigt“ ist niemals gleichbedeutend mit „erledigt“. Ein Fehlbestand gilt ausschließlich als erledigt, wenn der tatsächliche Bestand wieder vollständig ist.

2. Pflichtattribute eines Fehlbestand-Vorgangs

Feld	Beschreibung
Material	Referenz auf Materialstamm-Position
Ressource	Rucksack/Fahrzeug/Objekt, an dem Fehlbestand festgestellt wurde
Standort	zum Zeitpunkt der Feststellung
Sollmenge	zum Zeitpunkt der Feststellung (kann sich später durch Vorlagenänderung ändern, Vorgang bleibt an ursprünglichem Wert dokumentiert)
Istmenge	zum Zeitpunkt der Feststellung
Fehlmenge	Soll − Ist, wird bei Teilnachfüllung neu berechnet
Entstanden am	Zeitstempel, Grundlage für spätere Eskalation (Karte 12)
Festgestellt von	Mitarbeiter/Kontrolle, die den Fehlbestand ausgelöst hat
Ursache	optional (z. B. Verbrauch, nicht auffindbar, beschädigt)
Maßnahme(n)	Historie von Aktionen (Nachfüllung, Genehmigung, Bemerkungen)
Verantwortlicher	zuständiger Materialverantwortlicher (aus Zuständigkeits-Zuordnung, Karte 04)
Erledigt am	Zeitstempel, wenn Status „erledigt“ erreicht
Historie	vollständiger Verlauf aller Statuswechsel mit wer/wann/alt→neu

3. Übergangsregeln

• offen → in Bearbeitung: manuell durch Verantwortlichen, rein informativ, keine Pflicht.
• offen/in Bearbeitung → Mindermenge genehmigt: nur durch Materialverantwortlicher/Leitungsverantwortlicher (Prompt 04), niemals durch Mitarbeiter/Kontrollorgan selbst.
• jeder Status → erledigt: ausschließlich automatisch durch das System, wenn Ist = Soll erreicht wird (nie manuell durch Setzen eines Häkchens ohne Mengenabgleich).
• Mindermenge genehmigt → offen: automatisch beim Start der nächsten Kontrolle desselben Objekts (Ablauf der Genehmigung, Karte 08), sofern die Abweichung dort weiterhin besteht.
• Sofortige Nachfüllung während der Kontrolle: Übergang offen → erledigt geschieht ohne Zwischenstatus, aber mit vollständigem Historieneintrag beider Ereignisse (Karte 07).

4. Sichtbarkeit

• Mitarbeiter: sieht offene Fehlbestände seiner kontrollierten/zugewiesenen Objekte, kann nachfüllen.
• Materialverantwortlicher/Leitungsverantwortlicher: sieht alle Fehlbestände seines Zuständigkeitsbereichs (Karte 04), kann genehmigen, Sollmengen anpassen.
• Administration: sieht alles, verwaltet Stammdaten/Struktur.

5. Vorbereitung für Roadmap-Feature Eskalation (Karte 12)

• Feld „entstanden am“ ist Pflicht, damit späteres Eskalationsjob (Prompt 24) Alter berechnen kann, ohne Modelländerung.
• Kein Eskalationsmechanismus selbst in V1 – nur Datenbasis.

Offene Fragen für Prompt 04

• Bemerkungsfeld beim Fehlbestand: aus Prompt 02 offen – Pflicht oder optional? → Empfehlung: optional, aber bei Genehmigung einer Mindermenge zwingend (Begründungspflicht), siehe Prompt 04.
• Muss ein Fehlbestand einem bestimmten Verantwortlichen fest zugeordnet werden, oder reicht "sichtbar für alle Verantwortlichen des Zuständigkeitsbereichs"? → Im Schema (Prompt 20) als verantwortlicher_id NULLABLE umgesetzt: NULL bedeutet „sichtbar für alle Verantwortlichen des Zuständigkeitsbereichs" (Standardfall), gesetzter Wert bedeutet feste Zuordnung. Beide Fälle vom Modell abgedeckt, keine weitere Entscheidung nötig.